Kebijakan Privasi dan Pelindungan Data Pribadi

1. Tentang kebijakan ini

Portal ini dikelola untuk mendukung layanan organisasi Ikatan Doktor PAUD Indonesia (IKADPAUDI), termasuk pembuatan akun, administrasi dan verifikasi keanggotaan, kegiatan organisasi, publikasi, direktori anggota, dan layanan digital lain yang disediakan melalui portal.

Pemrosesan data dilakukan sesuai tujuan layanan organisasi, kebutuhan administrasi, keamanan sistem, akuntabilitas, dan ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku.

2. Data yang dapat diproses

Bergantung pada layanan yang digunakan, portal dapat memproses data seperti nama, alamat email, informasi akun, informasi keanggotaan, nomor anggota atau KTA, data profil profesional dan akademik, kepakaran, wilayah, serta informasi lain yang diberikan oleh pengguna.

Dalam proses pendaftaran atau verifikasi keanggotaan, pengguna juga dapat diminta mengunggah dokumen administratif seperti dokumen identitas, ijazah doktor, curriculum vitae, KTA lama, atau bukti pembayaran sesuai jalur pendaftaran yang berlaku.

Sistem dapat mencatat informasi teknis dan aktivitas yang diperlukan untuk keamanan, audit, pencegahan penyalahgunaan, dan pengoperasian portal.

3. Tujuan pemrosesan

Data digunakan secara terbatas untuk tujuan yang relevan, antara lain:

• membuat dan mengelola akun pengguna;
• memverifikasi identitas dan persyaratan keanggotaan;
• memproses pendaftaran, verifikasi KTA, dan penerbitan kartu anggota;
• menyelenggarakan kegiatan, publikasi, dan layanan organisasi;
• mengelola direktori anggota sesuai pilihan privasi pengguna;
• mengirim komunikasi layanan, termasuk verifikasi email dan pemberitahuan administratif;
• menjaga keamanan, integritas, auditabilitas, dan keberlangsungan portal; dan
• memenuhi kewajiban organisasi atau kewajiban hukum yang berlaku.

4. Dasar pemrosesan

IKADPAUDI memproses data berdasarkan dasar pemrosesan yang relevan dengan layanan, termasuk pelaksanaan administrasi hubungan keanggotaan, pemenuhan kewajiban yang berlaku, kepentingan yang sah untuk keamanan dan akuntabilitas sistem, serta persetujuan pengguna apabila pemrosesan tertentu memang bersifat opsional.

Pernyataan membaca kebijakan pada saat pendaftaran merupakan bukti bahwa pengguna telah menerima pemberitahuan privasi. Pernyataan tersebut tidak menggantikan persetujuan khusus untuk pemrosesan yang bersifat opsional.

5. Dokumen keanggotaan

Dokumen yang diunggah untuk verifikasi keanggotaan tidak ditujukan untuk publik. Akses diberikan hanya kepada pengguna internal yang memiliki Peran Akses dan kewenangan yang relevan dengan proses administrasi atau verifikasi.

Portal menerapkan pemeriksaan keamanan terhadap berkas yang diunggah sebelum berkas dapat digunakan dalam proses administratif.

6. Direktori dan kontak publik

Data pribadi tidak otomatis dipublikasikan hanya karena seseorang membuat akun atau menjadi anggota.

Email publik hanya dapat ditampilkan pada direktori apabila anggota mengaktifkan persetujuan kontak publik. Persetujuan tersebut dapat diubah atau dicabut melalui pengaturan privasi anggota.

7. Akses dan penyedia layanan

Data dapat diakses oleh petugas IKADPAUDI yang memiliki kewenangan sesuai Peran Akses masing-masing dan hanya sejauh diperlukan untuk menjalankan tugasnya.

IKADPAUDI juga dapat menggunakan penyedia infrastruktur, pengiriman email, keamanan, pencadangan, atau layanan teknologi lain yang diperlukan untuk mengoperasikan portal. Penyedia tersebut hanya boleh memproses data sejauh diperlukan untuk penyediaan layanan.

8. Keamanan data

IKADPAUDI menerapkan langkah teknis dan organisasi yang proporsional untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data, termasuk kontrol akses, penyimpanan dokumen administratif secara terbatas, pencatatan aktivitas tertentu, pemeriksaan keamanan berkas, serta pencadangan sistem.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin risiko keamanan menjadi nol. Apabila terdapat insiden yang berdampak pada data pribadi, IKADPAUDI akan melakukan penanganan dan tindak lanjut sesuai tingkat risiko dan kewajiban yang berlaku.

9. Penyimpanan dan minimisasi data

Data disimpan selama diperlukan untuk administrasi akun atau keanggotaan, penyelenggaraan layanan, audit, keamanan, penyelesaian kewajiban organisasi, atau kewajiban hukum yang berlaku.

Apabila data tidak lagi diperlukan, IKADPAUDI dapat menghapus, menganonimkan, mengarsipkan secara terbatas, atau meminimalkan data sesuai kebutuhan yang sah dan ketentuan yang berlaku.

10. Hak pengguna

Sesuai ketentuan yang berlaku dan sepanjang relevan terhadap pemrosesan yang dilakukan, pengguna dapat meminta informasi mengenai data pribadinya, memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat, menarik persetujuan untuk pemrosesan opsional, atau mengajukan permintaan terkait pembatasan, penghapusan, maupun penanganan data pribadi.

Permintaan dapat memerlukan verifikasi identitas untuk mencegah pengungkapan atau perubahan data kepada pihak yang tidak berwenang.

11. Transfer dan pemrosesan oleh penyedia teknologi

Sebagian penyedia teknologi dapat menggunakan infrastruktur yang berada di luar wilayah Indonesia. Apabila hal tersebut melibatkan data pribadi, IKADPAUDI akan memperhatikan persyaratan yang berlaku terhadap pemrosesan atau transfer data tersebut.

12. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan layanan, tata kelola, teknologi, atau ketentuan yang berlaku. Versi dan tanggal berlaku ditampilkan pada halaman ini.

13. Kontak

Pertanyaan atau permintaan mengenai privasi dan pelindungan data pribadi dapat disampaikan melalui kanal resmi IKADPAUDI pada halaman Kontak.